As mentioned in our last blog, Shane and I had to face another huge challenge on returning to Beijing. In December last year we volunteered to help out with organizing the St. Patrick’s Day Irish Ball 2016. You should know that the Irish Ball is always held around St. Patrick’s Day. It is a Charity Ball and the one big party a year that brings all the Irish, Irish-lovers and those who wish they could be Irish together for a night of fun and dance. Easy thing to do, right? There are not many Irish in Beijing and we have hosted plenty of Brunches and Parties both in Brussels and even in Beijing before. Well let me tell you this is something completely different. Well it turned out that it is slightly more difficult to organise if it is on behalf of a whole community with a big reputation and a total of 600 guests who are waiting for the “party of the year”. Apparently the Irish Ball has established a reputation for being the best Ball of them all. And we were supposed to keep this standard up with only three months to plan instead of the usual half a year. Well, you know us. We love a challenge, and luckily for us, we only realized what we got ourselves in for, after we were knee deep in “it” and could not back out anymore.

We asked ourselves what would be needed to get a Charity Ball going. Here is what we found out you have to do:

1. Get your team together. A Ball Committee with smart, energetic and good looking people who are willing to give their precious time to make other people happy. Easy-peasy

 

(Thanks to Aaron Berkovich, the amazing photographer of the evening!)

2. Make the committee feel important. Give each of them a key role to play. If you can, add a nice title. That’s why I was Head of Administration and Shane was “willingly” forced to be the Chair of the Committee and Liaison with the Irish Embassy.

3. Find some sponsorship. A Ball doesn’t pay for itself and we didn’t have any money. So what you need are generous sponsors. As a well-recognised negotiator, it was Shane’s task to make them give us lots of money that they didn’t necessarily need to spend all the while thinking we were doing them a favour!!! That’s how we got British Airways on board (see what I did there?) who sponsored the first prize of our Charity raffle: Two return business class flights from China to Ireland. Seriously though, that really helped the Ball take off (okay I’ll stop).

4. Pick a worthy charity. So why were we asking for sponsorship and prizes? Well, it was a Charity Ball, so obviously the money collected from our guests on the night went to a good cause. We chose a great Charity called Roundabout and one of their educational projects that helps children in rural areas that cannot live with their parents because they have to live and work far away in one of China’s big cities. They only see their children some weekends per year or for Christmas.

5. Chose the right location. Find a place that fits all these important people who want to get rid of some money and have a good time. Well, our apartment was definitely too small. So we went bigger. It had to be a Hotel but one you can rely on. What better choice than to go for a German Hotel? We chose the Kempinski Hotel. What made this choice even better was the fact that we knew one of the managers there. Sandra, our friend from our Friday evening badminton sessions is a senior manager there, so nothing could go wrong (despite the fact that she had to leave China for the last 4 weeks before the Ball!!)

So you have your team, your sponsors, a venue and the right attitude. That won’t pay for a ball though I fear. You need guests. Slightly less important than the sponsors but actually the ones who are really paying for everything by buying a ticket to the Ball. And since hosting a Ball is quite expensive you need a lot of guests! Around 600 was our goal.

6. Gather some guests. Convince your potential guests that they have to be at the Ball or they’ll miss out on the most exciting and spectacular event of the year. In short, the world will end if they don’t attend. Fear Of Missing Out (FOMO) is actually a great motivator. We had to face reality. Guaranteeing them a great night simply by hanging out with us and the Ambassador wouldn’t do the trick this time. (I know, a shocker!) We had to think bigger. We needed entertainment (No, not Shane singing Johnny Logan!). It took us all we had but we got an amazing band from Ireland to play for them that night, another two well-known bands from Beijing and a DJ to ensure that people would dance the night away. What else could people ask for? Well, if you pay €150 you also want a nice meal and drinks with it. Their wishes were our command. A four course meal and free drinks the whole night, including a bottle of Baileys and Jameson on every single table was supposed to do the trick. Still not convinced? Okay, we threw in a Chinese Dragon Dance and Drummer Performance.

Satisfied? No?! Okay, we will give you the evilest man in the galaxy for you to see battle the Ambassador on stage. AND you can take photos with him and his white clad comrades. And they are not allowed to use any Force against you. A little bit confused now? Well, this leads us to the next point…

7. Create memories. So what do you do in China? Well, you take selfies with anything and anyone that looks interesting. So we got some special guests from a galaxy far far away to ensure that the selfies at the Ball really were the best ones ever taken (in our unbiased opinion). No more words now, just have a look for yourselves…

Awesome right? After looking at all of these photos you probably asked yourself how we managed to ensure all guests behaved, found their seats and were delighted with the person sitting next to them? Well that’s when I come in again.

8. Don’t give your guests too much freedom. A benevolent German who dictates where you sit is not the worst idea. So that’s what I did (and do best). I organised a table plan for all our 600 guests and made sure they’d be seated next to people with the same interests. Someone they could talk to and not get bored with or feel left out. And of course people always have demands and annoy you, either with emails or phone calls (often around midnight) or ask for changes a few hours before the Ball. The last days leading up to the ball meant early mornings, late nights, long hours, negotiating and answering any question the guests could throw at you. By the time the Ball arrived, I was sleep deprived, stressed out and on the verge of starvation: I looked like a zombie. Thankfully, there is no photographic evidence of my misery. But the good news is that it all worked out!

9. Hope for the best. You feel a little bit like proud parents seeing your child off to college. You get sentimental. The memory of long nights and stressed days disappear. You know you gave all you could and now it is not in your hands anymore. The only thing you can do is look, hope for the best and make most of it for yourself. And that’s what we did. Merry on Irish Whiskey, we laughed, danced, joked, danced, chatted, danced and killed Darth Vader several times (how many lives does he have?).

10. Bathe in the glory of your achievement. You know me, I don’t like to brag but it took only ten minutes for us to get the first compliment. You overhear people praising the good organisation, friends give you thumbs up from distant tables, the Ambassador gives you an approving smile, strangers stop you so they can shake your hand and ask for your name and when you see 50-year-old men dancing on tables at 4 am you can be 100 % assured that your ball was a total success.

When did I say never ever again? You probably know this feeling when you agree to take on a project that will take up your life for the next few weeks or months. You know it is a good idea to do it but swear never ever to do it again. You even tell others to kick you in the behind if you ever even think about doing something like this again. Well, that was us (especially me) the night before the Ball. What twelve hours of happiness and a week of collecting compliments can do to change your mind. But it is like a drug and you feel the withdrawal symptoms when the compliments fade away a few weeks after the event. You ask yourself how and when you can get your next fix. Well…there is only one solution: You will do it again next year but that is definitely the last time.

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Wir hatten es Euch in unserem letzten Eintrag ja bereits angekündigt. Großes wartete nach unserer Europareise auf uns hier in Peking. Es galt einen Wohltätigkeitsball zu organisieren. Dazu hatten wir uns kurz vor Weihnachten spontan bereit erklärt. Der Ball findet jedes Jahr um den Irischen Nationalfeiertag (St. Patrick’s Day) statt und uns wurde gesagt dass sich jeder in Peking schon im Voraus auf dieses Ereignis des Jahres freut. Einmal im Jahr kommen nämlich alle Party-muffel raus und feiern was das Zeug hält. Jeder Ire, jeder der sich für einen hält oder jene die gerne Iren wären putzen sich dann fein raus und feiern bis zum Umfallen. Grandioses Spektakel also. Und wir sollten nun in die Fußstapfen vergangener Planer treten. Sollte ja nicht so schwierig sein einen Ball für 600 Gäste zu organisieren schließlich sind wir dafür bekannt große Feten zu schmeißen. Wir hatten 3 Monate um das Ding so professionell wie möglich ins Leben zu rufen. (Normalerweise hat man dafür zirka ein halbes Jahr.) Egal, ihr kennt uns. Wir lieben Herausforderungen und glücklicherweise haben wir erst realisiert was wir uns da selbst angetan hatten als es schon zu spät war und kein Zurück mehr gab.

Wir stellten uns also die Frage was man benötigt um einen Wohltätigkeitsball zu organisieren. Und das ist unser 10 Punkte Plan gewesen:

1. Stelle Dein Team zusammen. Ein Kommittee aus intelligenten, dynamischen und gut aussehenden Menschen die gerne dazu bereit sind ihre wohlverdiente Freizeit zur Verfügung zu stellen um andere Menschen glücklich zu machen. Kinderspiel!
2. Gib Deinem Team ein Gefühl von Bedeutung. Dazu braucht jeder im Kommittee eine wichtige Rolle. Falls möglich am besten mit nem chicen Titel. Deswegen war ich der Verwaltungschef. Shane wurde gewollt genötigt die Rolle des Kommitteevorstands einzunehmen und als Verhandler mit der Irischen Botschaft zu agieren.
3. Finde Sponsoren. So ein Ball muss irgendwie finanziert werden und Shane und ich haben ja bekanntlich keine Moneten. Deswegen werden großzügige Sponsoren benötigt. Als gut bekannter Verhandler war es Shanes Aufgabe potenzielle Sponsoren davon zu überzeugen uns Geld zu geben das sie eigentlich nicht ausgeben sollten. Am besten läuft so ein Prozess wenn die Sponsoren am Ende auch noch denken wir hätten ihnen einen Gefallen getan! Genauso haben wir uns British Airways geangelt, die den 1. Preis unserer Tombola gesponsort haben: Zwei Hin- und Rückflüge in Businessklasse von China nach Irland.
4. Wähle die richtige Wohltätigkeitsorganisation. Warum haben wir nochmal nach Sponsoren und Tombolapreisen gesucht? Nun ja, es drehte sich ja alles um Wohltätigkeit. Dementsprechend sollte jeder Cent den wir an dem Abend von unseren Gästen und Sponsoren sammelten einem guten Zweck dienen. Eine eunderbare Initiative war schnell gefunden. Roundabout (im Deutschen bedeutet das Kreisverkehr…klingt weniger schön, deswegen bleiben wir beim englischen Original).Mit Roundabout entschieden wir uns für eines ihrer Bildungsprojekte, dass Kindern in ländlichen Gegenden helfen sollte. Viele dieser Kinder leben nämlich getrennt von ihren Eltern auf dem Land während die Eltern in einer der Großstädten leben um dort zu arbeiten und Geld zurück zu senden. Meistens sehen sich diese Familien nur am Wochenende und oft nur an großen Feiertagen wie Weihnachten.
5. Finde die richtige Lokation. Diese Einrichtung muss nämlich genug Platz für all die wichtigen Leute haben die gern ihr Geld loswerden wollen. Tja, unsere Wohnung ist definitive zu klein dafür. Es musste also grrößer sein. Ein Hotel auf das man sich verlassen kann. Warum also nicht ein gut organisiertes und verlässliches deutsches Hotel? Das Kempinski Hotel erhielt am Ende den Zuschlag. Noch besser war die Tatsache dass eine unserer Freundinnen dort als leitender Manager arbeitet. Es konnte also nichts mehr schief gehen (bis auf die Tatsache das eben diese Freundin die letzten vier Wochen vor dem Ball gar nicht in China war).

So, nun hatte man sein Team zusammen, Sponsoren gefunden und ein Hotel auserwählt. Das allein zahlt aber nicht die Rechnung eines Balls. Dafür braucht man Gäste. Einen Hauch weniger einflussreich als die Sponsoren doch am Ende die echten Helden die mit dem Kauf ihrer Eintrittskarte den Ball finanziert haben. Und da so ein Ball ne Menge kostet braucht man viele Gäste. Unser Ziel waren 600.

6. Finde Gäste für den Abend. Man muss seine potenziellen Gäste davon überzeugen, dass es von größter Wichtigkeit ist den Ball nicht zu verpassen. Etwa in der Art, dass die Welt untergeht wenn man dem Spektakel nicht beiwohnt. „Die Angst etwas zu verpassen“ kann ein überaus guter Antriebsmotor sein. Denn wir mussten uns der Realität stellen. Es war diesmal einfach nicht genug unseren Gästen nur einen schönen Abend mit uns und dem Irischen Botschafter anzubieten. (Ich weiss, ein Schocker!) Da musste einfach mehr her. Wir brauchten Entertainment. Und ich spreche nicht davon Shane auf ein Podium zu stellen und Lieder von Johnny Logan zu trällern. Mit vereinten Kräften haben wir es am Ende aber geschafft eine traditionell Irische Band nach China einfliegen zu lassen. Außerdem gab es zwei in ganz Peking bekannte Bands und eine Djane die sicherstellen sollten dass all unsere Gäste die Nacht durchtanzten. Was wünscht man sich sonst noch? Naja, so eine Eintrittskarte für den Ball kostet um die 150€. Da erwartet man schon ein wenig mehr. Gutes Essen und Getränke, zum Beispiel. Auch diesen Wunsch lasen wir unseren Gästen von den Augen ab. Ein 4 Gänge Menü und Freigetränke den ganzen Abend standen parat. Wir schmissen auch noch eine Flasche Baileys und Irischen Whisky pro Tisch dazu. Noch immer nicht überzeugt? Okay, dann gibts eben auch noch eine Chinesische Drachentanz Einlage und Trommel Vorführung. Es soll noch mehr sein? Ok. Wir versprachen unseren Gästen den übelste Schurken in unserem Sonnensystem, die gegen den Irischen Botschafter auf der Bühne kämpfen sollte. Außerdem durfte man den ganzen Abend mit ebendiesem Halunken und seinen in Weiß gekleideten Genossen Fotos machen ohne das dieser irgendeine MACHTanstrengung gegen uns nutzen durfte. Klingt alles ein wenig verwirrend? Keine Sorge, ich bereite Euch nur auf den nächsten Punkt vor…
7. Schaffe unbezahlbare Erinnerungen. Was macht man bekanntlich in China? Selfies! Also Fotos von sich selbst mit oder vor interessanten Personen oder Gebäuden. Deswegen hatten wir Gäste au seiner weit weit entfernten Galaxy einbestellt um sicherzustellen, dass die Selfies am Abend wirklich die besten wurden die man sich vorstellen konnte. Genug der Worte, lasst Bilder sprechen…

Genial, oder? Nachdem Ihr Euch nun all die Fotos des Abends angesehen habe fragt ihr Euch bestimmt wie wir es geschafft haben dass sich all unsere Gäste gut benommen, ihre Plätze gefunden haben und glücklich mit dem Tischnachbar waren. Tja und da komme ich nun wieder ins Speil.

8. Gib Deinen Gästen nicht zu viele Freiheiten. Eine wohlwollende Deutsche die den Gästen diktiert wo sie sitzen ist nicht zu verachten. Glaubt mir. Deswegen habe ich gemacht was ich am besten kann. Ich organisierte den Tisch- und Sitzplan für all unsere 600 Gäste. Jeder saß nun also neben einer Person mit ungefähr gleichen Interessen. Jeder konnte also über all möglichen Quatsch reden ohne sich gelangweilt oder ausgeschlossen zu fühlen. Nicht zu unterschätzen sind allerdings all die Fragen die ein Gast haben kann. Meistens bekommt man diese oft nervenaufwühlenden Anfragen gegen Mitternach per Anruf oder 2 Stunden bevor der Ball beginnt und man ja nicht anderes zu tun hat als am Telefon zu hängen oder Emails zu beantworten. Die letzten Abend vor dem Ball bedeuteten also frühes Aufstehen, kurze Nächste, lange Stunden der Planung, des Verhandelns und des Beantwortens von wirklich allen Fragen die ein Gast nur haben kann. Am Tag des Ball litt ich unter Schlafentzug, war gestresst und am Rand des Verhungerns: ich sah also aus wie ein Zombie. Zum Glück gibt es von meinem Elend keine bildlichen Beweise. Aber die gute Nachricht ist das am Ende alles wunderbar funktioniert hat.
9. Niemals die Hoffnung aufgeben. Ich stelle mir vor, dass es sich auch ungefähr so anfühlt die eigenen Kinder flügge werden und von zu Hause ausziehen. All die Anstrengungen der vergangenen Jahre in denen man sein Kind versucht aufs Beste vorzubereiten verschwimmen plötzlich. Man weiss dass man alles in seiner Macht stehende getan hat und alles weitere nicht mehr in den eigenen Händen liegt. Man kann nur tief durchatmen, wohlwollend aus der Ferne zusehen und hoffen das alles gut geht. Und genau das ist auch passiert. Fröhlich angesäuselt vom Irischen Whiskey wurde gelacht und getanzt, unsinnig rumgewitzelt und geredet. Zwischendurch konnte man dann immer mal wieder Darth Vader umbringen (wie viele Leben hat dieser Kerl eigentlich?).
10. Man ernte zufrieden die Früchte seiner Arbeit. Ihr kennt mich ja, ich gebe nicht gerne an aber es hat wirklich gerade einmal 10 Minuten gedauert bis wir die ersten Komplimente erhielten. Wir hörten zufällig wie andere unsere gute Arbeit lobten, Freunde gaben uns anderen Tischen Daumen hoch Zeichen, der Botschafter schenkte uns ein zufriedenes Nicken und Fremde hielten an um uns die Hand zu geben und nach unserem Namen zu fragen. Wenn man dann noch 50 jährige Männer um 4 Uhr morgens ausgelassen auf den Tischen tanzen sieht kann man sich sicher sein das der Ball ein totaler Erfolg war.

Wann soll ich “nie wieder” gesagt haben? Ihr kennt das Gefühl bestimmt wenn man sich dazu hinreissen lässt ein großes Projekt anzunehmen, wohl wissend das man damit seinen nächsten Wochen oder Monate verbringen wird. Man weiss es ist eine gute Idee, schwört aber diverse Male sich nie wieder zu sowas überreden zu lassen. Man schwört seine Freunde ein einem einen Tritt zu verpassen falls man auch nur auf den Gedanken kommen sollte im nächsten Jahr in Erwägung zu ziehen. So war das auch bei uns (vor allem bei mir). Ach, was 12 Stunden puren Glückes und eine Woche des Komplimente sammelns anrichten können. Es ist wie eine Droge. Wenn die Komplimente nachlassen fühlt man Entzugserscheinungen und fragt sich wann und wie man wohl wieder die nächste Dröhnung kriegen kann. Tja, da gibt es nur eine Lösung: man denkt drüber nach es im nächsten Jahr einfach wieder zu machen, dann aber wirklich zum letzen Mal.